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Plantando sementes - Como criar cultura de planejamento - Por Daniel Schnaider

Plantando sementes

Como criar cultura de planejamento
por Daniel Schnaider

Para os leitores deste boletim já não é segredo as vantagens do planejamento, as estatísticas de fracasso de projeto por falta de planejamento e portanto a importância do tema em geral no que diz respeito ao sucesso da gestão empresarial. Veja entrevista link.


A pergunta é o que fazer de prático e pragmático para melhorar nem que seja um pouco a situação de empresas que entre planejamento e sua realidade há um oceano. Já que, desde os dias de Moises, ninguém conseguiu fazer o mar se abrir, precisaremos de soluções intermediarias.


Sendo bem direto, o problema de planejamento de empresas começa antes da falta de conhecimento. Aqui já temos uma razão na qual empresas que adquirem cursos e treinamento de planejamento, continuam fracassando. A cultura das empresas, impediriam o melhor e mais experiente gestor de projetos a executar um bom trabalho!


Antes de seguir, no que pode ser o “livro de receita” para preparar a sua empresa a uma cultura de planejamento, friso que se trata de planejamento de processos já executado pela empresa. O caso do planejamento de uma nova linha de negócios, entrar em um novo mercado ou uma startup, está fora do escopo deste artigo e requer metodologias diferentes das aqui descritas.   


Voltando ao tema da cultura de planejamento, o segredo está no resultado. É necessário escolher um pequeno projeto piloto, mas que não deixe de ser importante para a empresa. O objetivo é o sucesso do projeto, porque ele sustentará a mudança cultural, e influenciará outros na empresa. Ou seja, a mudança da cultura deve ser projeto a projeto, até que entre em modo automático sem que seja necessário intervenção da diretoria, ou seja, os funcionários estão escolhendo planejar por benefício próprio, e não porque é ordem que vem de cima!


O que seria um bom projeto piloto?

Acredito que 3 meses de execução é um prazo razoável, então caso acredite que pode ter atrasos, reduza o escopo para ter o máximo de segurança possível, sem ferir o objeto. Neste primeiro momento, o planejamento não deve ser contabilizado no tempo do projeto. Já que se trata de um piloto, com fins de treinamento, aprendizado e principalmente com o fins de intervir na cultura da empresa. O planejamento deve ter como critério as etapas e as atividades a serem concluídas com datas no calendário e interdependências entre etapas e atividades. Verifique que as pessoas envolvidas no projeto são comprometidas, e tente “tirar da frente” o máximo de outras atividades que as possam incomodar.


Incentivo

Envolver a equipe em um jogo com prêmio, ou qualquer outro modelo meritocrático é interessante para aumentar o engajamento - mas também para chamar a atenção de outros colaboradores. O objetivo é enviar uma mensagem, que vale apena se adaptar a este novo modelo.


Veja artigo: Qual é o mérito da meritocracia?


Padrão

Gestão de projeto é muito sobre tratar o igual de forma igual e o diferente de forma diferente. Blocos, artefatos, documentos, modelos, atividades que podem ser reutilizados em outro projetos devem estar disponíveis de forma clara, para exatamente poder economizar tempo e melhorar a eficiência do próximo projeto.


Veja o artigo: A teoria do tudo


Comunicação

A comunicação do projeto, seu objeto, as fases, resultados e documentos de apoio são importantes para toda empresa. Assim as pessoas sentem a mudança acontecendo e não consideram o piloto como um projeto isolado, e sim como uma mudança de política.



O segredo

Cultura se muda em medidas homeopáticas. Mudanças fortes ou bruscas criará oposição, desmotivará, deixará colaboradores amedrontados. Por outro, ao demostrar ao próprio colaborador que ele produz mais e melhor do que antes, que o sucesso do projeto não tem paralelo, que os controles e monitoramento reduzem o stress, que fatos novos podem ser adaptados ao projeto com mais segurança - você terá um novo embaixador. O segredo, então é ter aliados, e mais aliados através de decisões destes.


Fim do projeto

O fim do projeto deve ser um evento, para mostrar um final épico na história da empresa. Um dos objetivos de um projeto piloto é preparar a equipe que irá disseminar seu conhecimento e sua experiência no próximo projeto. Recomendo a série de Fibonacci 1 1 2 3 5 ou seja, faça um projeto piloto, e depois em sequência mais um projeto, no sucesso dos dois primeiros, siga para fazer dois projetos em paralelo, depois três e cinco projetos. Ao chegar ao nível de cinco projetos paralelos, provavelmente no terceiro ou quarto ano deste processo, você terá uma máquina, um sistema que espalhará a semente do planejamento em toda empresa.

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