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O Preço da eficiência - Não deixe o sonho do ERP virar seu pior pesadelo

O preço da eficiência

Não deixe o sonho do ERP virar seu pior pesadelo

Daniel Schnaider


Sistemas integrados também conhecidos como ERPs tem como objetivo tornar a empresa e seus processos mais eficientes. Ao menos, este é o marketing das empresas de software no mundo inteiro, e o Brasil não é exceção.


Acontece que a realidade é bem diferente das propagandas e dos inúmeros slogans usados por vendedores altamente treinados. Conforme mencionado no artigo, “O segredo do sucesso” no boletim SCAI News, de 70% a 80% dos projetos de implementação de ERPs não atendem o orçamento, datas ou qualidade almanejada.


Falhas nos módulos de pedidos, crédito, contabilidade, contas a pagar e receber, logística, SAC, folha,  entre outros, torna o sonho da empresa eficiente no pesadelo de sócios que se vêem sugados a resolver o que desconhecem. Os profissionais aparecem explicando que mais “grana” vai ser necessária para customizações e que, portanto, o sistema não estará pronto nas datas previamente combinadas. Mas aqui só começa o pesadelo, esta estória vai se repetir inúmeras vezes levando os donos e executivos literalmente ao desespero.


Em um certo momento de descontrole, o sócio ou executivo começa a gritar e questionar a capacidade de seus subordinados. “Como vocês não foram capazes de prever?”, “Para que pago salário a vocês?”, “Se soubesse que iria custar tão caro não compraria essa droga!”, “Eu só quero saber quanto este pesadelo ainda vai me custar! Alguém pode me dizer?”, “Quando este sistema estará operacional!!! Não aceito mais atrasos!”.


Eventualmente o sistema estará “no ar”. O sócio pede um relatório gerencial, e recebe a resposta, que o projeto não incluía este tipo de relatório; mais recursos serão necessários! Mais descontento aos sócios e executivos.


Ironicamente, todo este desgaste aconteceu por uma série de infelizes decisões. Mas quem as toma? Não é exatamente a presidência e diretoria que mais tarde serão as vítimas? É isso mesmo. O fracasso da maior parte dos projetos de ERP acontecem bem antes de sua desastrosa implementação. O processo inicial da escolha do fornecedor, software (empresas muitas vezes tem mais que um ERP) e integrador é fundamental para o sucesso do projeto.


Uma vez que muitas empresas que estão implementado sistemas integrados não detém um profundo conhecimento do produto, tecnologias e metodologias envolvidas, temos o risco da “falta de experiência”. Diferente de empreiteiras que fizeram várias construções, com os mesmos tratores, funcionários, fornecedores, métodos etc. aqui estamos tratando da primeira (ou quase primeira) vez que o projeto está sendo feito dentro do contexto específico.


A situação comum é que o alto escalão da empresa, se convence que a empresa do software tem muita experiência por ter seu produto em tantos clientes. “Eles até mostraram em suas apresentações uma lista incrível de referências”, diz o executivo.


Aqui começa os erros na tomada de decisão que irão influenciar o projeto e a empresa por muitos anos. Todas as empresas envolvidas querem vender “o seu peixe”. Elas não são objetivas! Ademais, quais critérios além do preço nominal são conhecidos para tomar estas decisões?


Da mesma forma que ao montar um novo escritório solicitamos o suporte de um arquiteto, que pode nos ajudar a avaliar as opções de fornecedores e seus serviços e produtos, aqui também precisamos de um consultor para nos ajudar no processo conhecido como “software selection” (seleção de software).


Este profissional irá lhe ajudar a avaliar o TCO (Total Cost of ownership) em português, Custo Total de Aquisição, fator primordial na decisão de compra, que só pode ser calculado por um consultor objetivo e independente, sem vínculo com os fornecedores.


O mesmo irá considerar os riscos de cada fornecedor, produto, software e integrador. O estado dos procedimentos e processos internos fundamentais para uma implementação de sucesso. A estratégia empresarial ou aonde a empresa se vê em 1, 5 e 10 anos. Isso mesmo, sistemas integrados podem limitar a sua empresa, e por isso é importante entender aonde querem chegar.


O roadmap dos fornecedores serão avaliados para procurar o alinhamento com a estratégia da empresa. O conhecimento do departamento de TI, ou contratação de novos profissionais deve ser considerada. As tecnologias já em uso devem ser analisadas. Todos esses são apenas uma amostra dos variados fatores que devem ser avaliados para uma boa decisão.


Não se engane, não se trata de um exagero, a implementação do ERP é como um casamento católico; não é permitido o divórcio! Toda e qualquer decisão daqui para frente, terá que ter o “aval” da “esposa”. Se a sua “companheira” tiver dificuldades, a empresa terá sérios problemas - de hoje até que a morte os separe!


O preço da eficiência está nas decisões daqueles que as tomam. Decida ter um parceiro, experiente, competente, imparcial que antes de tudo deve conhecer bem a firma, sua cultura, processos e objetivos. Só então, a eficiência virá sem o custo de sua tranquilidade; este é o preço que vale apena pagar!  

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