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A fórmula do sucesso - O segredo para excelência em gestão de projetos

A fórmula do sucesso

O segredo para excelência em gestão de projetos
Por Daniel Schnaider


A grande maioria dos projetos fracassam. Algumas estatísticas falam de 70%, outras de 80%. Independente da métrica usada o fato é que o mundo dos projetos não anda bem. É curioso, portanto, que os métodos de ensino, livros, cursos, metodologias e modelos de gestão de projetos continuam em sua maior parte os mesmos.


O projeto fracassa quando pelo menos um dos próximos cenários se materializa. O orçamento planejado não basta, a data de entrega original não é respeitada e a qualidade acordada dos entregáveis não é atendida.


Seria prepotente em um artigo descrever um método genérico de gestão de projetos que poderia funcionar para todos os tipos de projetos em todos segmentos e prever todas as condições e situações. Mas acredito que algumas ideias genéricas as quais implementamos em nossos clientes e geraram excelentes resultados, devem existir em todos os novos projetos, minimizando o risco de fracasso.



  1. Estude o máximo de projetos fracassados em seu ramo
    Parece óbvio, mas imagine que nenhum curso de PMO (Organização de gestão de projetos) por exemplo, foca em estudar o fracasso de projetos. O segredo de qualquer projeto é não repetir erros já cometidos e a forma mais natural e correta é estudar e entender o que deu errado em projetos similares. Porém, raro os projetos  que começam com a avaliação e levantamento das causas de fracasso!

Exemplo de fracasso recente foi o sistema de pedidos da Avon que foi cancelado depois de um investimento estimado em 120 milhões de dólares que não incluem as perdas em pedidos por problemas no sistema.  Erros de usabilidade e conectividade com o backoffice.

 

  1. Comece pelo risco
    Caso o gestor do projeto healthcare.gov (conhecido como obamacare) tivesse começado com os riscos do que não pode acontecer no projeto, ele teria planejado planos de contenção para evitar as falhas que no final ocorreram.

    Cursos de gestão de riscos são considerados avançados, poucos gestores entendem de risco, como mensurá-lo, e quais as atitudes devem ser tomadas. O que acontece é que os projetos são feitos sem levar em conta os riscos que eventualmente acontecem, e quando acontecem são considerados como eventualidades, falta de sorte e não como falta de competência dos gestores envolvidos. Começando pela gestão de riscos, você poderá identificar e se preparar para evitar que riscos intoleráveis e prováveis aconteçam durante o projeto.


  1. Magro
    Existe um famoso princípio chamado KISS, em Inglês, keep it simple stupid, que poucos dão ênfase em projetos. Não se ensina na universidade e nem na literatura técnica de como manter o projeto simples. Cada item, pessoa, processo e tecnologia envolvida agrega complexidade e portanto risco ao projeto. Por ser um efeito exponencial, o gestor pode pensar, mas vamos agregar somente mais a funcionalidade X, sem ter noção que está cavando o túmulo do projeto. Um dos meus professores, me ensinou, “Para criar o sistema operacional Windows, foi primeiramente feito o DOS 1.0”.  

  2. Experiências
    Um dos princípios da metodologia “Running Lean” fala em criar experimentos pequenos para apurar se funcionam e se estão levando para a direção correta.

    Recomendamos e apreciamos este tipo de modelo. Porém, temos que ter cuidado com a cultura de organizações. A maior parte das firmas e departamentos não conseguem aceitar fracasso como parte de sua cultura, sendo que este é um paradoxo já que este tipo de cultura leva projetos ao fracasso. Pequenos experimentos controlados são muito bons para o aprendizado da organização, para a melhoria continua e para que o projeto como um todo seja um sucesso.


  1. Simulações. pilotos e stress test
    Simulações, pilotos e testes que podem ser feitos em ambientes controlados são bem vindos. Muitos dos projetos que fracassam passam para sua fase de entrega final de forma prematura. Veja que aqui também a causa é mais ligada a falta de capacidade do gestor técnico do projeto se articular politicamente com o “gestorsão” que quer mostrar ao mercado, aos clientes, a mídia, a população a sua mais nova “criança”. Exemplo: Healthcare.gov.


  1. Política
    Gerir um projeto em ambiente teórico como universidade ou curso especializado é bem diferente do que no mundo real. Este é mais um motivo do fracasso de tantos projetos. No mundo teórico o gerente do projeto é o “chefe supremo”. Na realidade, o gerente do projeto é médio escalão. Se ele não souber se comunicar com o alto escalão e adaptar o planejamento e execução do projeto às necessidades do alto escalão, provavelmente perderá apoio, que resultará em falhas de orçamento, entrega e qualidade mais tarde. Como exemplo, imagine um projeto de metrô. Do ponto de vista técnico do gerente do projeto, ele pode querer aproveitar a máquina que faz a perfuração, para primeiro criar o túnel por completo, e só depois começar a criar as estações do metro. Uma vez que este tipo de projeto pode requer suporte político, este último precisa mostrar resultados para a próxima eleição. Neste caso, a humildade do gestor do projeto, vai definir o resultado final. No caso específico a prioridade e ajudar ao político a mostrar algo operacional, como duas estações.  


Por último, gestão de projetos é uma especialidade. Tenha com você um parceiro com uma experiência heterogênea, ele poderá reduzir sua exposição geral a riscos. Ao seguir estas recomendações você estará implementado a fórmula do sucesso para seus projetos.



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